02 | Verarbeitung
Daten im laufenden Austausch
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden verarbeitet, um Nachrichten und Anfragen zuzuordnen, zu bearbeiten und zu beantworten, Besprechungen durchzuführen, Informationen auszutauschen und die damit verbundene geschäftliche Kommunikation zu dokumentieren.
- Bezieht sich die Kommunikation auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die berechtigten Interessen liegen in einer verlässlichen und effizienten Kommunikation, der Bearbeitung von Anliegen, der IT-Sicherheit sowie der Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.
- Soweit gesetzliche Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
- Wird im Einzelfall ausdrücklich eine Einwilligung eingeholt, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Empfänger
Zugriff auf die Daten erhalten innerhalb der netzmal GmbH nur die Personen, die mit der Bearbeitung des jeweiligen Anliegens oder der Durchführung der Kommunikation befasst sind. Daneben können sorgfältig ausgewählte Dienstleister für E-Mail, Hosting, IT-Betrieb, Datensicherung und Support als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden.
Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden Daten an Microsoft übermittelt. Vertragspartner für die Microsoft-Onlinedienste ist grundsätzlich die Microsoft Ireland Operations Limited. Weitere mit Microsoft verbundene Unternehmen und Unterauftragnehmer können nach Maßgabe der vertraglichen Datenschutzbestimmungen an der Verarbeitung beteiligt sein.
Eine Weitergabe an Steuer- oder Rechtsberatung, Behörden, Gerichte oder andere Stellen erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Vertragsabwicklung oder zur Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.
Übermittlung in Drittländer
Bei E-Mails kann der Transportweg auch von den durch die absendende Person eingesetzten Diensten abhängen. Bei Microsoft Teams kann nicht ausgeschlossen werden, dass Microsoft oder von Microsoft eingesetzte Unterauftragnehmer Daten auch außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.
Eine solche Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Einzelheiten ergeben sich aus den jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen für die Microsoft-Produkte und -Dienste.
Speicherdauer
E-Mails sowie Daten aus der Kommunikation über Microsoft Teams werden gelöscht, sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine vertraglichen, gesetzlichen oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Für in Microsoft Teams gespeicherte Chats, Dateien, Besprechungsdaten und gegebenenfalls Aufzeichnungen gelten ergänzend die für den netzmal-Microsoft-365-Mandanten eingerichteten Lösch- und Aufbewahrungsregeln.
Nachrichten mit Bezug zu einem Vertrag werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend entsprechend den anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert. Handelsbriefe sind grundsätzlich sechs Jahre, Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die betreffende Unterlage entstanden beziehungsweise empfangen oder versandt worden ist.
Bereitstellung der Daten
Die Kontaktaufnahme per E-Mail und die Teilnahme an einer Microsoft-Teams-Besprechung sind grundsätzlich freiwillig. Soweit es das jeweilige Anliegen zulässt, kann eine alternative Kontaktmöglichkeit vereinbart werden. Ohne eine erreichbare Absenderadresse und die für das Anliegen erforderlichen Angaben kann eine Nachricht möglicherweise nicht bearbeitet oder beantwortet werden. Bei vertraglichen oder vorvertraglichen Anliegen können bestimmte Angaben für den Abschluss oder die Durchführung des Vertrags erforderlich sein.
Automatisierte Entscheidungen
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet bei der Bearbeitung der Kommunikation nicht statt.
